Passagens Aéreas e Terrestres Nacionais
Os pedidos de passagens poderão ser feitos por meio de protocolado ou por e-mail (financeiro.prppg.ufes [at] gmail.com). Em ambos os casos devem chegar à PRPPG com no mínimo 20 (vinte) dias de antecedência da data da viagem nos formulários devidamente preenchidos, datados e assinados. Pedidos encaminhados fora desse prazo deverão conter justificativa, a ser aceita pelas instâncias que autorizam o pedido. Caso sejam solicitadas também diárias para uma mesma pessoa, somente um protocolado deverá ser aberto e nele constar os respectivos formulários:
1) FORMULÁRIO DE PASSAGEM ÁEREA PARA MEMBRO INTERNO
2) FORMULÁRIO DE PASSAGEM ÁEREA PARA CONVIDADO DO PAÍS
3) FORMULÁRIO DE PASSAGEM ÁEREA PARA CONVIDADO ESTRANGEIRO
4) FORMULÁRIO DE PASSAGEM TERRESTRE PARA MEMBRO INTERNO
5) FORMULÁRIO DE PASSAGEM TERRESTRE PARA CONVIDADO
As solicitações de passagens áreas e/ou terrestres nacionais deverão conter os seguintes itens:
1) Formulário devidamente preenchido conforme o tipo de beneficiário (vide acima).
2) Informações do compromisso (data e horário da banca, palestra, conferência, panfleto, folder de divulgação, etc.). De acordo com o caso, poderá ser utilizado o campo “outras informações” no formulário.
3) Documento comprobatório de aceite de trabalho para apresentação para o caso de participação em congressos, encontros ou eventos similares; convite para participar de reunião de fórum de coordenadores ou de coordenação de área (CAPES).
Se houver prestação de contas pendente no SCDP somente poderá ser atendido novo pedido após o lançamento dessa prestação no referido sistema.
É imprescindível informar a data e hora do início do compromisso, que serão utilizados como parâmetros para a reserva do bilhete de passagem. Para tanto, utilize-se o campo "OUTRAS INFORMAÇÕES" do formulário.
Caso haja necessidade será permitido aos beneficiários de passagens e/ou diárias viajar um dia antes do seu compromisso e retornar no dia seguinte ao término. Prazos superiores a esses somente poderão ser solicitados mediante justificativa, a ser aceita pelas instâncias que autorizam o pedido.
As solicitações de passagens cujo embarque ocorra antes das sete horas da manhã, o desembarque ocorra após as vinte e uma horas e também aquelas cujo desembarque ocorra em menos de três horas antes do início do compromisso, deverão ser justificadas.
Para cidades em que houver mais de um aeroporto informar em qual deles será realizado o embarque e desembarque (Ex: Rio de Janeiro – Galeão ou Santos Dumont).
Para o caso de concessão de passagens e diárias para membros externos sugere-se ser colocado como contato o e-mail da secretaria do programa ou de pessoa responsável por receber e acompanhar o visitante.
No caso do uso de passagens terrestres, os bilhetes deverão ser retirados na agência de turismo contratada pela UFES. É possível que para algumas localidades essa agência não consiga emitir o bilhete. Nesse caso, deve-se fazer normalmente a solicitação preenchendo-se adequadamente o formulário, informando-se inclusive o valor de cada trecho (tarifa e taxa de embarque). Os bilhetes deverão ser comprados pelo passageiro e guardados, para posterior reembolso perante a agência e prestação de contas à UFES.
Se o procedimento indicado acima não for adotado não será possível realizar o reembolso da despesa com passagem.
Depois de realizada a viagem que deu origem ao pedido de passagem deverá ser realizada a prestação de contas, conforme orientações contidas no tópico Prestação de Contas.
NÃO É NECESSÁRIO JUNTAR AO PROTOCOLADO cópia do trabalho a ser apresentado, apenas um documento que comprove a aprovação para apresentação e uma folha de divulgação do evento, quando se tratar de apresentação de trabalho.
