Aquisição de Material de Consumo e Permanente com Recurso FAP/Ufes
A aquisição de bens de consumo e permanentes utilizando recursos do FAP/Ufes diretamente via Ufes deve, obrigatoriamente, respeitar as normas e condições estabelecidas pela Diretoria de Materiais e Patrimônio (DMP) da instituição. Caso a execução do recurso ocorra eventualmente por meio de Fundações de Apoio conveniadas, a aquisição seguirá o fluxo e as regras próprias da respectiva Fundação.
Antes de iniciar: É imprescindível a leitura atenta do Manual de Procedimento de Compras da DMP, que detalha a documentação necessária para cada tipo de solicitação. Para dúvidas técnicas sobre a montagem dos artefatos, o contato deve ser feito diretamente com a da equipe da Divisão de Elaboração de Compras da DMP.
Compras Internacionais: Caso a compra seja internacional, não iniciar os trâmites imediatamente. Antes de qualquer procedimento, entrar em contato com a Diretoria de Pesquisa da PRPPG (DP/PRPPG) pelo e-mail pesquisa.prppg [at] ufes.br. Como as importações institucionais da Ufes dependem de cotas e limites regulamentados pelo CNPq, esse aviso prévio é obrigatório e indispensável para a verificação de disponibilidade de saldo antes do início do pedido.
Responsabilidades no Processo
Para as aquisições com recurso FAP/Ufes realizadas via Ufes, a PRPPG atua como a gestora institucional do recurso. Contudo, considerando que a pessoa pesquisadora é quem possui o domínio real da necessidade e das especificidades do objeto, caberá exclusivamente a ela elaborar e preencher toda a documentação técnica exigida pela DMP (como o Documento de Formalização da Demanda, Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência, Pesquisa de Preços, Mapa de Riscos e outros) via Portal de Compras do Governo Federal, encaminhando-a posteriormente à DP/PRPPG, conforme as orientações apresentadas adiante neste documento.
As atribuições detalhadas de cada ator estão assim divididas:
- Pessoa Pesquisadora/Solicitante: É a responsável por elaborar e juntar toda a documentação de compra exigida pela DMP via Portal de Compras do Governo Federal.
Nota1 (Acesso e Credenciamento): A pessoa pesquisadora deverá ter acesso ao Portal de Compras do Governo Federal vinculado à UASG 153046. O credencialmento ao Portal deverá serguir as orientações disponíveis no site da DMP (https://compras.ufes.br/cadastro). Alternativamente, a pessoa pesquisadora poderá solicitar o apoio dos servidores capacitados no seu respectivo Centro ou Departamento de Ensino.
Nota2 (Modelos de Referência): É necessário utilizar os modelos de referência disponibilizados pela DMP, uma vez que eles já contemplam todas as cláusulas e obrigatoriedades específicas da Ufes. Para utilizá-los, basta duplicar os artefatos digitais e preenchê-los diretamente no sistema. Os documentos também contam com diversas notas explicativas que orientam quais itens devem ou não ser alterados pela pessoa pesquisadora.
Nota3 (Área Requisitante): Nos documentos preenchidos no Portal de Compras do Governo Federal, a PRPPG deve constar obrigatoriamente como área requisitante juntamente com a área demandante (por exemplo, no caso de uma pessoa pesquisadora do Centro Tecnológico, deverão ser incluídos tanto o Centro quanto a PRPPG).
Nota 4 (Assinaturas Digitais): As assinaturas dos documentos e artefatos devem ser realizadas exclusivamente pelo próprio Portal de Compras do Governo Federal ou via Gov.br.
Nota 5 (Acesso Público aos Artefatos): Todos os artefatos digitais criados no Portal de Compras do Governo Federal devem ser configurados como passíveis de acesso público.
Nota 6 (Catálogo de Materiais da Ufes): O item solicitado no Portal de Compras deve obrigatoriamente constar no Catálogo de Materiais da Ufes com especificação igual (ou bastante similar). Caso o item não exista no catálogo, é de inteira responsabilidade do pesquisador solicitar o cadastramento prévio do item no catálogo da Ufes (https://compras.ufes.br/inclusao-de-produto-no-catalogo-de-materiais) antes de iniciar o processo de solicitação no Portal de Compras do Governo Federal.
⚠️Atenção: A equipe da PRPPG não realizará o trabalho de montagem do processo pela pessoa pesquisadora no Portal de Compras do Governo Federal.
- DP/PRPPG: Responsável por conferir a regularidade da documentação enviada pela pessoa pesquisadora (sem julgamento de mérito técnico) e realizar o espelhamento/solicitação no Portal Administrativo de Compras da Ufes.
- DMP: Responsável por analisar e aprovar a solicitação de compra, bem como dar o andamento regulamentar ao processo interno junto às demais instâncias da Universidade.
Passo a Passo para Solicitação
1. Autuação do Processo
O processo deverá ser autuado em nome da pessoa pesquisadora solicitante observando a seguinte classificação temática:
Tipo: Documento Avulso
Assunto Nível 1: 000.000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Assunto Nível 2: 030.000 - Material
Assunto Nível 3: 033.000 - Aquisição (inclusive licitações)
Assunto Nível 4: 033.100 - Material Permanente OU 033.200 - Material de Consumo (conforme o caso)
Assunto Nível 5: 033.110 - Compra (inclusive compra por importação) OU 033.210 – Compra
2. Inserção de Documentos
Os documentos listados abaixo devem ser anexados ao Documento Avulso individualmente (um a um). Não junte os arquivos em um único PDF, pois isso inviabiliza a tramitação do processo e causará a devolução do pleito para ajustes:
- A documentação listada pela DMP para o tipo de aquisição (ex: Dispensa para Pesquisa Científica; Aquisição Específica – Fornecedor Exclusivo), disponível no Manual de Procedimento de Compras da DMP.
- Documentos exigidos em edital específico da FAP/Ufes, quando aplicável;
- Formulário de solicitação de compra/aquisição de equipamento (conforme Modelo DP/PRPPG).
3. Envio e Análise
- Tramitação: O documento avulso deverá ser tramitado para a DP/PRPPG.
- Análise da DP/PRPPG: A equipe técnica avaliará a conformidade dos documentos no prazo de até 5 dias úteis. Havendo pendências, o processo retornará ao solicitante para ajustes. Estando tudo correto, a DP registrará o pedido no Portal de Administrativo de Compras da Ufes e o encaminhará para a DMP.
- Análise da DMP: A DMP avaliará o pleito. Caso identifique inconformidades técnicas que passaram na primeira fase, o processo retornará ao solicitante para saneamento.
Links Úteis
- Diretoria de Materiais e Patrimônio: https://compras.ufes.br/compras-de-materiais
- Catálogo de Materiais e Serviços: https://administrativo.ufes.br/sistema/catalogo-produtos/catalogo
- Solicitação de Acesso ao Portal de Compras do Governo Federal: https://scf.ufes.br/solicitacao-de-acesso-aos-sistemas-siasg-siafi-e-comprasnet-contratos
- Portal de Compras do Governo Federal: https://www.gov.br/compras/pt-br
Atualizado em 28/07/2026
