Reembolso - com recurso do PROAP/CAPES

1 - Definição:

O Reembolso destina-se ao ressarcimento de despesas com taxas de inscrição em eventos e taxas de publicação de artigos científicos. É concedido exclusivamente a:

• Discentes de mestrado e doutorado de Programas de Pós-Graduação acadêmicos;
• Estagiários de pós-doutorado de Programas de Pós-Graduação acadêmicos.
• Docentes dos Programas de Pós-Graduação acadêmicos;

2 - O benefício é aplicado nos seguintes casos e contempla:

• taxa de inscrição em eventos científicos, quando tiverem trabalho aceito para apresentação.
• para publicação de trabalhos científicos, ou publicação de capítulo de livro (apenas um capítulo) em revista científica.

Atenção:

1. Compete à CARP/PRPPG a análise e a identificação da necessidade de solicitação de documentação complementar ou dispensa de documentação, destinada tanto à comprovação da atividade a ser desenvolvida quanto à verificação da documentação comprobatória referente ao pagamento de inscrição e de publicações.
2. A simples submissão não será reembolsada, será reembolsada somente se o trabalho ou o capítulo de livro for aceito para apresentação ou publicação.
3. Não é permitido o reembolso de inscrições em combo (anuidade e/ou associações + taxa de inscrição), mesmo que o valor do combo seja inferior ao valor da inscrição isolada.

3 - Informações para instrução do processo

O processo digital deve ser autuado pelo PPG do docente ou discente e encaminhado para Coordenação de Acompanhamento de Recursos e Projetos -CARP/PRPPG.

•  Assunto:

 - Assuntos Diversos (900.000)

- Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclos de palestras. Mesas redondas(920.000)

•  Interessado: nome do professor ou aluno ou estagiário de pós-doutoramento.
•  Tipo de interessado: aluno ou servidor
• Resumo do assunto: 

Reembolso, data (informar data do evento e nos casos de publicação a data do pagamento da taxa) - PPG em XX - PROAP.

Atenção: Caso o tipo de interessado e o resumo do assunto estejam diferentes das informações exigidas para a instrução do processo, a solicitação será devolvida para adequação.

4 - Quem pode solicitar o reembolso: 

1. Docente permanente (todos), dos PPGs acadêmicos da UFES;.
2. Docente visitante dos PPGs acadêmicos da UFES;
3. Docente colaborador (todos), dos PPGs acadêmicos da UFES;

Documentação necessária para instrução do processo – Docente

• Formulário de solicitação de reembolso: devidamente preenchido e assinado eletronicamente via Protocolo UFES pelo Coordenador do Programa e pelo docente solicitante.
• Documento comprobatório de aceite do trabalho: em nome do solicitante (exigido apenas para participação em eventos).
• Material de divulgação do evento: folder, cartaz ou folha informativa (exigido apenas para participação em eventos).
•   Comprovante de pagamento da taxa de publicação e/ou inscrição: deve conter o boleto bancário (ou similar) acompanhado do respectivo comprovante de pagamento.

 Atenção: comprovantes de agendamento bancário não serão aceitos.

1. Pagamentos em moeda estrangeira: o documento (comprovante de cartão de crédito ou similar) deve apresentar a conversão do valor para reais. Caso não conste, o comprovante deverá exibir o valor total na moeda estrangeira e a taxa de conversão utilizada.
2. Ausência de conversão no comprovante: se não for possível comprovar a conversão diretamente no documento, será aceita a cotação oficial do Banco Central do Brasil realizada na data do pagamento. O demonstrativo de conversão deve ser extraído diretamente do site do Banco Central  https://www.bcb.gov.br/conversao

• Certificado de apresentação do trabalho: para eventos nacionais.
• Certificado de apresentação do trabalho ou Relatório de Atividades (apenas  nos casos em que a organização do evento não forneça certificado): para eventos internacionais.
• Declaração de ausência de certificado: permitida exclusivamente para eventos realizados nos meses de novembro e dezembro nos casos em que o certificado não seja liberado a tempo para o pagamento do reembolso.  O documento deve seguir o modelo disponibilizado e ser assinado eletronicamente via Protocolo UFES.

⚠️ Atenção: A aceitação da Declaração de ausência de certificado está sob consulta jurídica/administrativa, podendo ser modificada ou cancelada a qualquer momento.

1. Estagiários pós-doutoramento dos PPGs acadêmicos da UFES;
2. Discente dos PPGs acadêmicos da UFES;

Documentação necessária para instruir o processo – Discente e estagiário 

• Formulário de solicitação de reembolso: devidamente preenchido e assinado eletronicamente via Protocolo UFES pelo Coordenador do Programa e pelo docente solicitante.
• Comprovante de cadastro na plataforma SUCUPIRA, do discente e estagiário pós-doc (retirar do site: https://sucupira-legado.capes.gov.br/sucupira/public/consultas/coleta/discente/listaDiscente.jsf(link is external)) 
• Documento comprobatório de aceite do trabalho: em nome do solicitante (exigido apenas para participação em eventos).
• Material de divulgação do evento: folder, cartaz ou folha informativa (exigido apenas para participação em eventos).
•   Comprovante de pagamento da taxa de publicação e/ou inscrição: deve conter o boleto bancário (ou similar) acompanhado do respectivo comprovante de pagamento.

 Atenção: comprovantes de agendamento bancário não serão aceitos em hipótese alguma.

1. Pagamentos em moeda estrangeira: o documento (comprovante de cartão de crédito ou similar) deve apresentar a conversão do valor para reais. Caso não conste, o comprovante deverá exibir o valor total na moeda estrangeira e a taxa de conversão utilizada.
2. Ausência de conversão no comprovante: se não for possível comprovar a conversão diretamente no documento, será aceita a cotação oficial do Banco Central do Brasil realizada na data do pagamento. O demonstrativo de conversão deve ser extraído diretamente do site do Banco Central https://www.bcb.gov.br/conversao

• Certificado de apresentação do trabalho: para eventos nacionais.
• Certificado de apresentação do trabalho ou Relatório de Atividades (apenas  nos casos em que a organização do evento não forneça certificado): para eventos internacionais.
• Declaração de ausência de certificado: permitida exclusivamente para eventos realizados nos meses de novembro e dezembro nos casos em que o certificado não seja liberado a tempo para o pagamento do reembolso.  O documento deve seguir o modelo disponibilizado e ser assinado eletronicamente via Protocolo UFES.

⚠️ Atenção: A aceitação da Declaração de ausência de certificado está sob consulta jurídica/administrativa, podendo ser modificada ou cancelada a qualquer momento.

5 - Dados bancários para recebimento do reembolso.

•  Só será aceita conta corrente em nome do docente ou aluno (discente).
•  Não é permitida conta conjunta e conta salário.
•  Conta poupança será aceita apenas a da Caixa Econômica Federal.
•  É de inteira responsabilidade do solicitante e do PPG a prestação correta dos dados bancários e pessoais. A PRPPG não assumirá ônus pelo não recebimento do reembolso decorrente de informações incorretas, caso não haja tempo hábil para a quitação dentro do exercício financeiro vigente, ficando vedado o pagamento em exercício posterior.

6 -  Informações gerais  

1. Para eventos programados para o ano seguinte ao do pagamento da taxa de inscrição, o reembolso só será efetuado no ano de realização do evento, mediante a apresentação de toda a documentação exigida e após a concessão do PROAP do ano seguinte.
2. Os casos omissos serão avaliados e deliberados pela PRPPG.
3. Docentes afastados para licença-capacitação (de até 3 meses), doutorado e pós-doutorado estão autorizados a solicitar o reembolso.
4. Os discentes egressos não podem receber reembolso de publicação ou participação de evento.
5. É vedado ao coordenador do Programa autorizar solicitações para si próprio. Nesses casos, o pedido deverá ser assinado pelo coordenador adjunto.
6. Não é necessária a inclusão da cópia do trabalho a ser apresentado ou de sua página inicial no processo.
7. As solicitações devem ser encaminhadas individualmente, sendo vedada a inclusão de mais de um pedido por processo, ainda que se refiram ao mesmo solicitante.
8. Processos incompletos serão devolvidos, e o novo prazo de tramitação começará a contar a partir da data de reenvio do processo corrigido.
9. O prazo estimado para o pagamento é de até 40 (quarenta) dias após o recebimento do processo na CARP.
10. O atendimento às solicitações e o cumprimento dos prazos regulamentares ficam estritamente condicionados à disponibilidade orçamentária e financeira da instituição, inclusive para pedidos enviados dentro do prazo estipulado.
11. O programa é responsável pela gestão dos pedidos encaminhados. Havendo envio em duplicidade, o solicitante deverá devolver valores recebidos indevidamente e o PPG deve intermediar este processo.

7 - Acompanhamento das solicitações

Os solicitantes (discentes e docentes) podem acompanhar o andamento de suas solicitações via Protocolo UFES. Segue o passo a passo abaixo:

1. Entrar no link: https://protocolo.ufes.br/#/home(link is external) , clicar em consultar, informar o número do processo e realizar a busca.
2. Após a análise, o planilhamento e o cadastro no SIAFI, os processos serão encaminhados para o Setor de Acompanhamento de Solicitações de Auxílio Financeiro, onde permanecerão até a realização do pagamento.
3. Será criado um processo de pagamento na PRPPG, no qual as informações da solicitação serão encaminhadas ao Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação para autorização; em seguida, à Pró-Reitora de Administração – PROAD, para autorização e pagamento.
4. Após o retorno do processo de pagamento, os processos de solicitação de reembolso serão devolvidos aos PPGs.
5. Apenas nos casos em que foi encaminhada a declaração de ausência de certificado, será necessário anexar o certificado e reencaminhar o processo para a CARP realizar a conferência. Caso não seja realizada a comprovação da atividade em até dois meses por meio do certificado, será necessária a devolução do recurso via GRU.

8 - Consulta do pagamento

A consulta do pagamento pode ser realizada por meio do Portal da Transparência, no link abaixo. Para efetuar a consulta, será necessário informar nos filtros do lado esquerdo da página o período, o nome e o CPF.

https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/recursos-recebidos?ordenarPor=mesAno&direcao=asc

Última atualização 26/06/2026

Formulários

Formulário para pedido de reembolso – docente

Formulário para pedido de reembolso – discente

Declaração - ausência de certificado

Relatório de atividades