Afastamento para Eventos Científicos e Outras Atividades Acadêmicas no Exterior

Os Afastamentos do país para participação em eventos, e para visitas técnicas de curta duração (até 30 dias), são disciplinados pelos Decretos Presidenciais nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, bem como pelas Portarias MEC nº 204/2020 e UFES nº 90 de 10/02/2020. Conforme a legislação, o afastamento é possível para a realização de serviços ou para aperfeiçoamento relacionado com a atividade fim da entidade (Congressos, Simpósios, Visitas Técnico-científicas, Cursos, etc.) sendo que, a sua subvenção, pode ser do tipo com ônus limitado/UFES, ônus/UFES, ônus/Agência Financiadora (CAPES, CNPq, e FAPES). Na primeira hipótese, as diárias e/ou passagens serão custeadas pelo próprio servidor, enquanto que na segunda hipótese, as passagens e/ou diárias podem ser pagas pela UFES, em todo ou em parte. Na terceira situação, as agências governamentais custeiam as passagens e/ou diárias no todo ou em parte.

Isto posto, a partir de 2020, a nova portaria do Ministério da Educação, que dispõe sobre procedimentos para realização de afastamentos, determina que todas as viagens para o exterior, inclusive as "sem ônus" ou com "ônus limitado", devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCPD. Ressalta-se que as Visitas Técnico-científicas e Intercâmbios Acadêmicos, com tempo superior a 30 (trinta) dias, precisam ser tramitadas com base na Resolução 31/2012. Assim, para solicitar o afastamento, o Proposto, que é o servidor interessado em realizar o pedido, precisará abrir um processo digital no Sistema de Protocolo (LEPISMA), com a autuação na seguinte sequência:

  • Administração Geral (Nível 1) 
  • Pessoal (Nível 2) 
  • Outros Assuntos referentes a pessoal (Nível 3) 
  • Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço (Nível 4) 
  • No exterior (Nível 5)

Deverá ser anexado ao Processo Digital a seguinte documentação:

1) Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período e local do afastamento;

2) Formulário de Solicitação de Afastamento (Anexo nesta página), devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento;

3) Discriminação dos valores das passagens, das diárias e do custo total do afastamento, incluindo cópia de tíquetes/cotação de passagem e diárias, mesmo nos casos de  afastamento com ônus limitado/UFES. O valores que estão em moeda estrangeira não precisam ser convertidos;

4) Caso haja financiamento, documento comprobatório da instituição fomentadora;

5) No item 3 do Formulário, no campo relacionado à Natureza do Afastamento, caso o afastamento for do tipo "ônus limitado/UFES", assinalar no item 3.1, o campo "(X) com ônus limitado"  Se for do tipo "ônus/CAPES", "ônus/CNPq" e "ônus/FAPES", deve ser assinalado o campo "(X) com ônus" e informar abaixo no campo "3.2 Órgão financiador", a instituição CAPES, CNPq, FAPES ou ainda, mais de uma se for o caso. Nas duas situações descritas, deve-se adicionar o Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias (modelo nos anexos da página).

6) No item 3 do Formulário, caso o afastamento tenha qualquer apoio financeiro da UFES, para diárias e passagens, o afastamento passa a ser "ônus/UFES". Dessa forma, assinala-se o Formulário no campo item 3.1 "(X) com ônus" e informa-se abaixo, no campo, "3.2 Órgão financiador: UFES". Neste caso, deve ser adicionado, ao processo, uma cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias e do Termo de Compromisso utilizados para o pedido, de acordo com os modelos constante na página de Solicitação de Diárias. Obs.: O Apoio financeiro da FEST é enquadrado como "Onus limitado/UFES" pois a referida instituição se trata de uma Fundação Privada.

7) Agenda ou programação do evento com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;

8) Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição quando se tratar de Visita técnico-científica;

9) Esclarecimento detalhado, do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;

10) Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);

11) Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);

12) Extratos de Ata de Reunião da Câmara e do Conselho Departamental aprovando o afastamento; Para técnicos-administrativos,  a autorização é de competência da Chefia Imediata.

O Processo Digital deverá ser encaminhado a esta Pró-reitoria para análise documental e acadêmica e deverá chegar 30 (trinta) dias antes da data de saída solicitada. Além disso, conforme a Imprensa Nacional, a portaria deverá ser publicada pelo menos 15 (quinze) dias antes da data de saída, não sendo possível a publicação de portarias com datas retroativas.

As Portarias publicadas podem ser buscadas no Diário Oficial da União, na Seção 2, bem como podem ser consultadas no processo, acessando o LEPISMA.

RELATÓRIO DE AFASTAMENTO

Ao retornar de seu afastamento, o servidor deverá apresentar o Relatório de Viagem Internacional (em Anexo), com o número PCDP e as demais informações solicitadas. Após aprovação em Departamento, deve ser anexado ao Processo de Afastamento e remetido à PRPPG para ciência. Um novo afastamento somente será concedido após o envio do Relatório à PRPPG.

Para dúvidas, por gentileza entrar em contato no e-mail: felipe.cavatti [at] ufes.br.

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