Afastamento para Eventos Científicos e Outras Atividades Acadêmicas no Exterior

Os Afastamentos do país para participação em eventos, e para visitas técnicas de curta duração (até 30 dias), são disciplinados pelos Decretos Presidenciais nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, bem como pelas Portarias MEC nº 928/2022 e UFES nº 90 de 10/02/2020. Conforme a legislação, o afastamento é possível para a realização de serviços ou para aperfeiçoamento relacionado com a atividade fim da entidade (Congressos, Simpósios, Visitas Técnico-científicas, Cursos, etc.) sendo que, a sua subvenção, pode ser do tipo com ônus limitado/UFES, ônus/UFES, ônus/Agência Financiadora (CAPES, CNPq, e FAPES). Na primeira hipótese, as diárias e/ou passagens serão custeadas pelo próprio servidor, enquanto que na segunda hipótese, as passagens e/ou diárias podem ser pagas pela UFES, em todo ou em parte. Na terceira situação, as agências governamentais custeiam as passagens e/ou diárias no todo ou em parte, sendo mantidos os salários e demais vantagens. Afastamentos "sem ônus" denotam a renúncia de salário e vantagens no período de afastamento. Vale considerar que, conforme Decreto Presidencial nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, afastamentos para congressos são limitados a 15 (quinze) dias (Art 1º. , VI,§ 1º).

 

ATENÇÃO:

RESSALTAMOS que, CONFORME PORTARIA MEC NO. 928/22, ART. 20, IV, nas viagens INTERNACIONAIS realizadas no período noturno, quando a soma dos trechos da origem até o destino ultrapassar 8 horas, o embarque ocorrerá, prioritariamente, com um dia de antecedência DO MOTIVADOR. Portanto na análise do pedido será considerado para o embarque o tempo de até 48 horas, ANTES DO EVENTO CIENTÍFICO, e chegada ao país em até 48 horas após o fim do motivador, independentemente da existência de fim de semana, a fim de que não se configure outra situação a não ser o afastamento para o evento solicitado, conforme legislação em vigor e NOTA TÉCNICA 00013/2023 PROCURADORIA FEDERAL/UFES/PFU/AGU, com a possibilidade de não haver autorização do afastamento caso algum dia não esteja justificado.

 

Isto posto, a nova portaria do Ministério da Educação, que dispõe sobre procedimentos para realização de afastamentos, determina que todas as viagens para o exterior, com "ônus" ou "ônus limitado", devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCPD. Ressalta-se que as Visitas Técnico-científicas e Intercâmbios Acadêmicos, com tempo superior a 30 (trinta) dias, precisam ser tramitadas com base na Resolução 31/2012, de acordo com orientação no item "2)" da página de afastamentos para Mestrado, Doutorado, Pós-Doutorado e Visitas Técnico-científicas/Intercâmbios Acadêmicos. Assim, para solicitar o afastamento, o Proposto, que é o servidor interessado em realizar o pedido, precisará abrir um processo digital no Sistema de Protocolo (LEPISMA), com a autuação na seguinte sequência:

  • Administração Geral (Nível 1) 
  • Pessoal (Nível 2) 
  • Outros Assuntos referentes a pessoal (Nível 3) 
  • Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço (Nível 4) 
  • No exterior (Nível 5)

O Processo Digital deverá ser instruído com as seguintes documentações e informações:

1) Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período, local do afastamento e atividade a ser realizada;

2) Formulário de Solicitação de Afastamento (Anexo nesta página), devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento;

3) No item 3 do Formulário, no campo relacionado à Natureza do Afastamento:

* Caso o afastamento seja do tipo "ônus limitado/UFES", assinalar no item 3.1, o campo "(X) com ônus limitado". Deve-se adicionar no processo o Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias (modelo nos anexos da página);

*  Caso o afastamento seja do tipo ônus/Instituição Fomentadora, tais como “ônus/CAPES”, “ônus/CNPq” e “ônus/FAPES”, deve se assinalar no item 3.1,  campo “(X) com ônus” e informar abaixo no campo “3.2 Órgão financiador”, a instituição CAPES, CNPq, FAPES ou ainda outras instituições públicas que financiarem, em qualquer medida, o afastamento. Se houver mais de uma instituição apoiando, deve-se apontar todas. Deve-se adicionar no processo o Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias (modelo nos anexos da página) e documento comprobatório da instituição fomentadora;

*  Caso o afastamento seja do tipo "ônus/UFES(PROAP ou outras), visando apoio para DIÁRIAS E PASSAGENS, deve se assinalar no item 3.1,  campo "(X) com ônus" e informar abaixo no campo "3.2 Órgão financiador", a instituição UFES, não excluindo outros apoios institucionais citados anteriormente. Para este caso, deve ser adicionada uma cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias utilizado no pedido ao setor responsável. 

Obs.: O Apoio financeiro da FEST é enquadrado como "Ônus limitado/UFES" pois a referida instituição se trata de uma Fundação Privada;

4) No item “4. Dados da Viagem”, informar os valores das passagens, diárias (ou média diária de custo) e do custo total do afastamento, incluindo no processo cópia de tíquetes/cotação de passagem e diárias, mesmo nos casos de  afastamento com ônus limitado/UFES. Os valores que estão em moeda estrangeira não precisam ser convertidos;

5) Anexar ao processo, quando se tratar de Visita técnico-científica, Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição, e quando se tratar de Evento Científico, convite formalizando a inscrição ou aprovação de participação;

6) Programação Diária de todos os dias do afastamento, com a especificação das diária das atividades a serem realizadas, quando se tratar de visita técnico-científica e evento científico. Também, no caso de Evento científico, anexar a programação oficial do evento;

7) Esclarecimento detalhado, da chefia da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;

8) Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);

9) Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);

10) Extratos de Ata de Reunião da Câmara (Departamento) e do Conselho Departamental (Centro) aprovando o afastamento. Conforme o Regimento Geral da Universidade (Arts. 26 e 30), cabe tanto aos Departamentos, quanto aos Conselho Departamentais, opinar sobre Afastamentos "para viagens de estudo, participação em congressos, simpósios e outros conclaves". Portanto, as aprovações Ad Referendum pela direção do Centro devem ser exceções e, caso ocorram, devidamente justificadas. Para técnicos-administrativos, a autorização do Afastamento é de competência da Chefia Imediata.

11) Em casos de afastamento "ônus Limitado/UFES", "ônus/CAPES", "ônus/FAPES", "ônus/CNPq", o processo precisa estar com o comprovante do cadastro do Afastamento no SCDP, informando o Número do PCDP.  Esse cadastro é realizado pelo Centro ou Setor de lotação, sendo este procedimento uma determinação da Coordenação de Passagens da Universidade, com base na Portaria MEC no. 928/2022. Esse procedimento não precisa ser realizado caso haja "ônus/UFES" para diárias e passagens, tendo em vista que, nesses casos, faz-se necessária a emissão e publicação prévia da portaria de afastamento (a solicitação é realizada posteriormente pelo interessado). O Processo Digital deverá ser encaminhado a esta Pró-reitoria para análise documental e acadêmica e deverá chegar 30 (trinta) dias antes da data de saída solicitada.

Além disso, conforme a Imprensa Nacional, a portaria deverá ser publicada pelo menos 15 (quinze) dias antes da data de saída, não sendo possível a publicação de portarias com datas retroativas.

As Portarias publicadas podem ser buscadas no Diário Oficial da União, na Seção 2, bem como podem ser consultadas no processo, acessando o LEPISMA.

RELATÓRIO DE AFASTAMENTO

Ao retornar de seu afastamento, o servidor deverá apresentar o Relatório de Viagem Internacional (em Anexo), com o número PCDP e as demais informações solicitadas. Após aprovação em Departamento, deve ser anexado ao Processo de Afastamento e remetido à PRPPG para ciência. Um novo afastamento somente será concedido após o envio do Relatório à PRPPG.

Para dúvidas, por gentileza entrar em contato no e-mail: felipe.cavatti [at] ufes.br.

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