Afastamento para Eventos Científicos e Outras Atividades Acadêmicas no Exterior
Os Afastamentos do país para participação em eventos, e para visitas técnicas de curta duração (até 30 dias), são disciplinados pelos Decretos Presidenciais nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, bem como pelas Portarias MEC nº 928/2022 e UFES nº 90 de 10/02/2020. Conforme a legislação, o afastamento é possível para a realização de serviços ou para aperfeiçoamento relacionado com a atividade fim da entidade (Congressos, Simpósios, Visitas Técnico-científicas, Cursos, etc.) sendo que, a sua subvenção, pode ser do tipo com ônus limitado/UFES, ônus/UFES, ônus/Agência Financiadora (CAPES, CNPq, e FAPES). Na primeira hipótese, as diárias e/ou passagens serão custeadas pelo próprio servidor, enquanto que na segunda hipótese, as passagens e/ou diárias podem ser pagas pela UFES, em todo ou em parte. Na terceira situação, as agências governamentais custeiam as passagens e/ou diárias no todo ou em parte, sendo mantidos os salários e demais vantagens. Afastamentos "sem ônus" denotam a renúncia de salário e vantagens no período de afastamento. Vale considerar que, conforme Decreto Presidencial nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, afastamentos para congressos são limitados a 15 (quinze) dias (Art 1º. , VI,§ 1º).
ATENÇÃO:
Ressaltamos que, conforme PORTARIA MEC NO. 928/22, ART. 20, IV, o dia anterior ao início do evento, e o dia seguinte ao término do evento, são considerados dias de traslado. Todavia, nas viagens internacionais em que houver deslocamento no período noturno e a soma dos trechos da origem até o destino ultrapassarem 8 horas, saindo em um dia e chegando no dia seguinte, pode haver dois dias destinados para traslado, tanto para antes do evento/visita quanto para após o motivador. REFORÇAMOS QUE O TRASLADO ESTÁ VINCULADO AO INÍCIO, que deve ocorrer no dia seguinte à chegada no país. Além disso, o início de retorno ao país DEVE SER NO DIA SEGUINTE AO FIM DAS ATIVIDADES, independentemente da existência de fim de semana, a fim de que não se configure outra situação a não ser o afastamento para o evento solicitado.
Também, de acordo com a NOTA TÉCNICA 00013/2023 PROCURADORIA FEDERAL/UFES/PFU/AGU, reforça-se a vedação à solicitação de viagem em data não condizente com a participação do servidor em evento e visitas, caso o dia não esteja justificado com documentos, convites ou congêneres de instituição ou organização estrangeira, que atestem as atividades oficiais diárias ao longo do período de afastamento, decorrendo a possibilidade do afastamento não ser autorizado em Diário Oficial da União;
Isto posto, a nova portaria do Ministério da Educação, que dispõe sobre procedimentos para realização de afastamentos, determina que todas as viagens para o exterior, com "ônus" ou "ônus limitado", devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCPD. Ressalta-se que as Visitas Técnico-científicas e Intercâmbios Acadêmicos, com tempo superior a 30 (trinta) dias, precisam ser tramitadas com base na Resolução 31/2012, de acordo com orientação no item "2)" da página de afastamentos para Mestrado, Doutorado, Pós-Doutorado e Visitas Técnico-científicas/Intercâmbios Acadêmicos. Assim, para solicitar o afastamento, o Proposto, que é o servidor interessado em realizar o pedido, precisará abrir um processo digital no Sistema de Protocolo (LEPISMA), com a autuação na seguinte sequência:
- Administração Geral (Nível 1)
- Pessoal (Nível 2)
- Outros Assuntos referentes a pessoal (Nível 3)
- Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço (Nível 4)
- No exterior (Nível 5)
O Processo Digital deverá ser instruído com as seguintes documentações e informações:
1) Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período, local do afastamento e atividade a ser realizada;
2) Formulário de Solicitação de Afastamento (Anexo nesta página), devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento (Art. 10, I);
3) No item 3 do Formulário, no campo relacionado à Natureza do Afastamento:
* Caso o afastamento seja do tipo "ônus limitado/UFES", assinalar no item 3.1, o campo "(X) com ônus limitado". Deve-se adicionar no processo o Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias totalmente assinalado (modelo nos anexos da página);
* Caso o afastamento seja do tipo ônus/Instituição Fomentadora pública, tais como “ônus/CAPES”, “ônus/CNPq” e “ônus/FAPES” e Ministérios de Estado (ônus/MAPA, ônus/MRE, etc.) deve se assinalar no item 3.1, campo “(X) com ônus” e informar abaixo no campo “3.2 Órgão financiador”, a instituição CAPES, CNPq, FAPES ou ainda outras instituições públicas que financiarem, em qualquer medida, o afastamento. Se houver mais de uma instituição apoiando, deve-se apontar todas. Deve-se adicionar no processo o Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias (modelo nos anexos da página) com a renúncia referida, e documento comprobatório da instituição fomentadora;
* Caso o afastamento seja do tipo "ônus/UFES" (PROAP ou outras), visando apoio para DIÁRIAS E PASSAGENS, deve se assinalar no item 3.1, campo "(X) com ônus" e informar abaixo no campo "3.2 Órgão financiador", a instituição UFES, não excluindo outros apoios institucionais citados anteriormente. Para esse caso, deve ser adicionada, também, uma cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias utilizado no pedido ao setor responsável, além do Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias, caso haja alguma renúncia indicada. No caso de ônus PROAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Coordenador da Pós-graduação. No caso de ônus FAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Diretor de Pesquisa/PRPPG. Por último, se for ônus Funcionamento/PRPPG, o processo de afastamento deve vir com o comprovante de autorização do Pró-reitor anexado. RESSALTAMOS QUE O PEDIDO DE APOIO FINANCEIRO DEVE SER FEITO CONFORME ORIENTADO NA PÁGINA DE PRPPG SOBRE APOIOS FINANCEIROS.
Obs.1: A indicação de renúncias no Termo de Renúncia de Passagens e/ou Diárias é referente aos recursos da UFES. Caso haja ônus para alguma instituição fomentadora, não havendo pedido de apoio para a UFES, os quatro itens do formulário devem ser assinalados;
Obs.2: O Apoio financeiro da FEST é enquadrado como "Ônus limitado/UFES" pois a referida instituição se trata de uma Fundação Privada;
4) No item “4. Dados da Viagem”, informar os valores das passagens, diárias (ou média diária de custo) e do custo total do afastamento;
5) Documento com o Cronograma, em forma de roteiro, tabela ou quadro, com a Programação Diária de todos os dias do afastamento, incluindo dia de saída e dia de chegada no Brasil, com a especificação diária das atividades a serem realizadas, quando se tratar de visita técnico-científica e/ou evento científico (Art. 10, III). NÃO PODE SER FEITO NOS FORMULÁRIOS;
6) Anexar ao processo, quando se tratar de Visita técnico-científica, Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição estrangeira, e quando se tratar de Evento Científico, convite formalizando a inscrição ou aprovação de participação (Art. 10, II). Também, no caso de Evento científico, anexar a programação oficial do evento no processo (Art. 10, III), podendo ser a programação preliminar, desde que indique os dias e atividades diárias do evento;
7) Incluir no processo cópia de tíquetes/cotação de passagem e diárias, mesmo nos casos de afastamento com ônus limitado/UFES. Os valores que estão em moeda estrangeira não precisam ser convertidos (Anexo I da Portaria);
8) Também precisam ser inseridos, no processo, tíquetes/cotação de passagens de traslados terrestres quando houver mudança de região, dentro dentro de um mesmo país ou entre países (Anexo I da Portaria);
9) Esclarecimento detalhado, da chefia da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado (Art. 10, VI);
10) Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);
11) Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);
12) Extratos de Ata de Reunião da Câmara Departamental (Art. 26, XVIII) e do Conselho Departamental (Art. 30, XXII) aprovando o afastamento. Em conformidade com o Regimento Geral da Universidade (Arts. 26 e 30), cabe tanto aos Departamentos, quanto aos Conselho Departamentais, opinar sobre Afastamentos "para viagens de estudo, participação em congressos, simpósios e outros conclaves". Portanto, as aprovações Ad Referendum pelas Chefias e Direções devem ser exceções e, caso ocorram, devidamente justificadas em função da inexistência de reuniões colegiadas em tempo. Para técnicos-administrativos, a autorização do Afastamento é de competência da Chefia Imediata.
13) Comprovante de Cadastro no SCDP:
- Afastamentos do tipo "ônus Limitado/UFES", "ônus/CAPES", "ônus/FAPES", "ônus/CNPq", ônus/UFES de verba Funcionamento (REITORIA, PRÓ-REITORIAS e CENTROS) e de outros órgãos/entidades públicas: precisa constar no processo o comprovante do cadastro do Afastamento no SCDP, informando o Número do PCDP. Esse cadastro é realizado pelo Centro, Setor de lotação ou setor que solicitará a verba, sendo este procedimento uma determinação da Coordenação de Passagens da Universidade, com base na Portaria MEC no. 928/2022.
- Afastamentos do Tipo ônus/UFES de verba PROAP, FAP e Funcionamento/PRPPG: não precisa de cadastro prévio pois, neste caso, faz-se necessária a emissão e publicação da portaria de afastamento antes do registro em sistema. A solicitação é realizada posteriormente pelo interessado, via documento avulso, conforme orientações na página da PRPPG (Diárias e Passagens). Sobre como proceder, ver na página da PRPPG sobre APOIOS FINANCEIROS. Ressalta-se que, no caso de ônus PROAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Coordenador da Pós-graduação. No caso de ônus FAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Diretor de Pesquisa/PRPPG. No caso de ônus FAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Diretor de Pesquisa/PRPPG. Por último, se for ônus Funcionamento/PRPPG, o processo de afastamento deve vir com o comprovante de autorização do Pró-reitor anexado.
RESSALTAMOS QUE O PEDIDO DE APOIO FINANCEIRO DEVE SER FEITO CONFORME ORIENTADO NA PÁGINA DE PRPPG SOBRE APOIOS FINANCEIROS.
O Processo Digital deverá ser encaminhado a esta Pró-reitoria para análise documental e acadêmica e deverá chegar 30 (trinta) dias antes da data de saída solicitada.
Além disso, conforme a Imprensa Nacional, a portaria deverá ser publicada pelo menos 15 (quinze) dias antes da data de saída, não sendo possível a publicação de portarias com datas retroativas.
As Portarias publicadas podem ser buscadas no Diário Oficial da União, na Seção 2, bem como podem ser consultadas no processo, acessando o LEPISMA.
RELATÓRIO DE AFASTAMENTO
Ao retornar de seu afastamento, o servidor deverá apresentar o Relatório de Viagem Internacional (em Anexo), com o número PCDP e as demais informações solicitadas. Após aprovação colegiada em Departamento, deve ser anexado ao Processo de Afastamento e remetido à PRPPG para ciência. Um novo afastamento somente será concedido após o envio do Relatório à PRPPG.
PRAZO PARA AUTORIZAÇÃO DE NOVO AFASTAMENTO
Conforme Art. 95. da Lei 8.112/90, uma nova autorização somente é possível após decorrido o igual período autorizado para a missão no exterior.
Para dúvidas, por gentileza entrar em contato no e-mail: felipe.cavatti [at] ufes.br.