Afastamento para Eventos Científicos e Outras Atividades Acadêmicas no Exterior

Os Afastamentos do país para participação em eventos, e para visitas técnicas de curta duração (até 30 dias), são disciplinados pelos Decretos Presidenciais nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, bem como pelas Portarias MEC nº 928/2022 e UFES nº 90 de 10/02/2020. Conforme a legislação, o afastamento é possível para a realização de serviços ou para aperfeiçoamento relacionado com a atividade fim da entidade (Congressos, Simpósios, Visitas Técnico-científicas, Cursos, etc.) sendo que, a sua subvenção, pode ser do tipo com ônus limitado/UFES, ônus/UFES, ônus/Agência Financiadora (CAPES, CNPq, e FAPES). Na primeira hipótese, as diárias e/ou passagens serão custeadas pelo próprio servidor, enquanto que na segunda hipótese, as passagens e/ou diárias podem ser pagas pela UFES, em todo ou em parte. Na terceira situação, as agências governamentais custeiam as passagens e/ou diárias no todo ou em parte, sendo mantidos os salários e demais vantagens. Afastamentos "sem ônus" denotam a renúncia de salário e vantagens no período de afastamento. Vale considerar que, conforme Decreto Presidencial nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, afastamentos para congressos são limitados a 15 (quinze) dias (Art 1º. , VI,§ 1º).

1. Orientações para Afastamento em Viagens Internacionais

Este guia detalha os procedimentos e requisitos para a solicitação de afastamento para viagens internacionais, com base na PORTARIA MEC Nº 928/22 e na NOTA TÉCNICA 00013/2023 PROCURADORIA FEDERAL/UFES/PFU/AGU, bem como outras normativas internas. É fundamental que os servidores observem rigorosamente estas diretrizes para garantir a conformidade e a autorização de suas viagens.

Datas de Afastamento e Evento

É crucial compreender que o período de afastamento para eventos internacionais é estritamente vinculado às atividades a serem realizadas.

Vínculo Direto com o Evento: Conforme a PORTARIA MEC Nº 928/22, ART. 20, IV, o início das atividades deve ocorrer no dia seguinte à chegada na cidade de destino. Isso implica que não há possibilidade de dias de folga antecedentes ou posteriores ao evento. O traslado até o país de destino deve ocorrer nos dias imediatamente anteriores ou posteriores ao evento/visita, podendo ser estendido caso envolva deslocamento noturno e mais de 8 horas de trajeto.

Fins de Semana e Feriados: A regra se aplica independentemente da existência de fins de semana ou feriados. O objetivo é que o afastamento se configure exclusivamente para o evento solicitado. Caso essa regra não seja seguida, a data de afastamento autorizada pelo Reitor na portaria será a de início e/ou fim das atividades do evento/visita.

Justificativa de Datas: A NOTA TÉCNICA 00013/2023 PROCURADORIA FEDERAL/UFES/PFU/AGU reforça a vedação à solicitação de viagem em data não condizente com a participação do servidor em evento ou visita. Caso o período de afastamento não esteja justificado por documentos (convites, cronogramas) que atestem as atividades oficiais diárias, há risco de o afastamento não ser autorizado em Diário Oficial da União.

Registro e Tramitação Geral

Todas as viagens para o exterior, seja com "ônus" (apoio financeiro para diárias/passagens, com manutenção de salário) ou "ônus limitado" (sem apoio para diárias/passagens e manutenção de salário), devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCPD).

Para Visitas Técnico-científicas e Intercâmbios Acadêmicos com duração superior a 30 (trinta) dias, a tramitação específica deve seguir as orientações da Resolução 31/2012, conforme detalhado no item "2)" da página de afastamentos para Mestrado, Doutorado, Pós-Doutorado e Visitas Técnico-científicas/Intercâmbios Acadêmicos.

2. Procedimento para Solicitação de Afastamento

O servidor interessado (Proposto) deve iniciar um processo digital no Sistema de Protocolo (LEPISMA), com a seguinte autuação:

Administração Geral (Nível 1)

Pessoal (Nível 2)

Outros Assuntos referentes a pessoal (Nível 3)

Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço (Nível 4)

No exterior (Nível 5)

Documentação Necessária para o Processo Digital

O Processo Digital deve ser instruído com as seguintes documentações e informações:

1. Formulário de Solicitação de Afastamento: Anexo nesta página, devidamente preenchido e assinado pela Chefia, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento (Art. 10, I da PORTARIA MEC NO. 928/22).

Natureza do Afastamento (Item 3 do Formulário):

"Ônus limitado/UFES": Assinalar no item 3.2 o campo "(X) com ônus limitado".

(Observação: O apoio financeiro da FEST é enquadrado como "Ônus limitado/UFES" por ser uma Fundação Privada).

"Ônus/Instituição pública de fomento" (Ex: CAPES, CNPq, FAPES, Ministérios): Assinalar no item 3.1 o campo "(X) com ônus" e informar no campo "3.4 Órgão financiador" todas as instituições públicas que financiarem, em qualquer medida, o afastamento. Anexar documento comprobatório do fomento (ex: carta de concessão, resultado de edital, etc.).

"Ônus/UFES" (PROAP ou outras, para Diárias e Passagens): Assinalar no item 3.1 o campo "(X) com ônus" e informar "UFES" no campo "3.4 Órgão financiador", sem excluir outros apoios institucionais. Anexar cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias.

Observação:

Para ônus/UFES de verba PROAP, a cópia do Formulário de Concessão de Passagens e Diárias deve ser assinado pelo Requerente e pelo Coordenador da Pós-graduação.

Para ônus/UFES de verba FAP, anexar resultado do Edital FAP ou autorização do Diretor de Pesquisa.

Para ônus/UFES de verba Funcionamento/PRPPG, o processo deve vir com o comprovante de autorização do Pró-reitor anexado.

2. Cronograma de Atividades: Documento em forma de roteiro, tabela ou quadro, com a programação detalhada das atividades, incluindo o dia de saída e o dia de chegada no Brasil, quando se tratar de visita técnico-científica e/ou evento científico (Art. 10, III da PORTARIA MEC NO. 928/22). Não pode ser feito nos formulários. O Esclarecimento da Chefia da Unidade é necessário quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou se o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado (conforme Art. 10, VI da PORTARIA MEC NO. 928/22). Ressalta-se que o início das atividades deve ocorrer no dia seguinte à chegada na cidade de destino, conforme as orientações gerais acima.

3. Convites e Programação Oficial:

Para Visita Técnico-científica: Anexar convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição estrangeira (Art. 10, II),com as datas da visita.

Para Evento Científico: Anexar convite formalizando a inscrição ou aprovação de participação pela organização do evento (Art. 10, II). Também anexar a programação oficial do evento (pode ser preliminar, desde que indique dias e atividades diárias) (Art. 10, III da PORTARIA MEC NO. 928/22).

5. Cópia da Ficha de Qualificação atualizada e Relatório de Férias atualizado (obtidas no portal do servidor).

6. Extratos de Ata de Reunião: Extratos de Ata de Reunião da Câmara Departamental (Art. 26, XVIII) e do Conselho Departamental (Art. 30, XXII) aprovando o afastamento. As aprovações Ad Referendum pelas Chefias e Direções devem ser exceções e devidamente justificadas em função da inexistência de reuniões colegiadas em tempo hábil (menos de 15 dias antes da data de saída). Para técnicos-administrativos, a autorização do Afastamento é de competência da Chefia Imediata.

7. Comprovante de Cadastro no SCDP:

Comprovante no processo (com PCDP): Para afastamentos do tipo "ônus Limitado/UFES", "ônus/CAPES", "ônus/FAPES", "ônus/CNPq", "ônus/UFES" de verba Funcionamento (REITORIA, DEMAIS PRÓ-REITORIAS e CENTROS) e de outros órgãos/entidades públicas deve constar comprovante PCDP no processo. Este cadastro é realizado pelo Centro, Setor de lotação ou setor que solicitará a verba, sendo uma determinação da Coordenação de Passagens da Universidade.

Não é necessário cadastro prévio: Para afastamentos do tipo "ônus/UFES" de verba PROAP, FAP e Funcionamento/PRPPG. Nesses casos, a emissão e publicação da portaria de afastamento ocorrem antes do registro em sistema, e a solicitação é realizada posteriormente pelo interessado, via documento avulso, conforme orientações na página da PRPPG (Diárias e Passagens).

Para orientações detalhadas sobre apoio financeiro, consulte a página da PRPPG sobre Apoios Financeiros.

RESSALTAMOS QUE O PEDIDO DE APOIO FINANCEIRO DEVE SER FEITO CONFORME ORIENTADO NA PÁGINA DE PRPPG SOBRE APOIOS FINANCEIROS.

O Processo Digital deverá ser encaminhado a esta Pró-reitoria para análise documental e acadêmica e deverá chegar, preferencialmente, com 30 (trinta) dias antes da data de saída solicitada. Este prazo pode ser menor tendo em vista a obrigatoriedade, de aprovação do afastamento, nas instâncias colegiadas de Departamento e de Centro.

Além disso, conforme a Imprensa Nacional, a portaria deverá ser publicada pelo menos 15 (quinze) dias antes da data de saída, não sendo possível a publicação de portarias com datas retroativas.

As Portarias publicadas podem ser buscadas no Diário Oficial da União, na Seção 2, bem como podem ser consultadas no processo, acessando o LEPISMA.

3. Relatório de Afastamento

Ao retornar de seu afastamento, o servidor deverá apresentar o Relatório de Viagem Internacional (em Anexo), com o número PCDP e as demais informações solicitadas. Após aprovação colegiada em Departamento, deve ser anexado ao Processo de Afastamento e remetido à PRPPG para ciência. Um novo afastamento somente será concedido após o envio do Relatório à PRPPG.

Para dúvidas, por gentileza entrar em contato no e-mail: dpg.prppg [at] ufes.br